Автаев А.В. Генеалогическая работа с отделами ЗАГС: постановка проблемы

Статья была представлена на XV НПК «Возрождение родословных традиций» 8.02.2020 г, п. Рефтинский.

Каждый родовед знает, что документы до 1917 г. о рождении, браке и смерти в основном находятся в государственных областных архивах. А где же хранятся документы после 1917 г.?

В процессе своих исследований он рано или поздно сталкивается с необходимостью обращения в ЗАГС. Правильнее сказать: «в отдел ЗАГС» (или ОЗАГС), ибо само по себе это сокращение означает – запись актов гражданского состояния. Как раз в районных или областных отделах ЗАГС хранятся документы после 1917 г. Это один из немногих более-менее доступных источников документов советского времени.

Органы ЗАГС работают на территории каждого региона нашей страны (при Правительстве каждого субъекта есть управление или комитет по делам ЗАГС), а территориальные подразделения есть почти в каждом муниципальном образовании при администрации.

Генеалогическая работа с отделами ЗАГС – один из этапов генеалогического исследования. Но необходимо понимать, что ОЗАГС – не архив и никто вас не пустит к самим документам. И не будет, как в архиве, искать долго рождение бабушки. Поэтому надо точно знать ФИО, дату и место события (рождения, брака, смерти) искомого человека, чтобы сделать запрос.

Общение в органы ЗАГС – регламентированная процедура, т.е. существует установленный порядок, избежать который невозможно! Но благодаря Интернету обратиться в ЗАГС можно не только непосредственно на месте, но и направив электронный запрос. Большинство функций ЗАГСов сейчас доступно также через портал «Госуслуги».

Отделы ЗАГС – один из специализированных органов государственной власти, осуществляющие регистрацию, сбор и обработку актов гражданского состояния, к которым относятся:

• рождение
• заключение брака
• расторжение брака
• усыновление
• установление отцовства
• перемена имени
• смерть[1].

Таким образом, при обращении в отделы ЗАГС можно получить информацию об этих событиях.

Указанная информация будет представлять собой сведения об основаниях произведенной записи (сведения о документах, свидетельствах, их номерах и датах, месте их составления, к примеру, свидетельствах о рождении, смерти, заключении брака), персональные данные самого гражданина, в отношении которого произведена запись, и его прямых родственниках (фамилии, имена, место жительства, возраст, гражданство, например, данные родителей, супругов, усыновителей, детей и т.д.).

Одним из способов получения интересующей нас информации является запрос на предоставление дубликата, копии, выписки в виде справки о событии из свидетельств актов гражданского состояния, так как, к примеру, свидетельство о браке – официальный документ на гербовой бумаге – в единственном экземпляре, а в генеалогической работе лучше использовать справки). Получить дубликат, копию или иной документ, удостоверяющий совершение записи, может человек, в отношении которого совершалась запись, а в случае смерти лица, в отношении, которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, – родственники умершего или другое заинтересованное лицо.

Таким образом, в органах ЗАГС правомерно запрашивать:

• информацию о себе;
• информацию об умерших родственниках (при этом доказать родство);
• информацию о живых родственниках (только с их письменного согласия или доверенностью от человека).

В соответствии с действующей редакцией закона ФЗ «Об актах гражданского состояния» актовые книги ведутся на бумажном носителе в двух экземплярах:

Первые – собираются из первых экземпляров актов гражданского состояния и хранятся в органе ЗАГС по месту государственной регистрации данных актов гражданского состояния (например, в г. Асбесте (куда относится и п. Рефтинский) или в г. Артёмовском).

Вторые – собираются из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния хранятся в органе исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния и на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены.

В связи с принятием Федерального закона от 23 июня 2016 года № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» порядок ведения актовых книг будет изменен. С 1 января 2018 года запись акта гражданского состояния осуществляется на бумажном носителе и в форме электронного документа. Электронные записи будут включены в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, который со временем станет самостоятельным источником информации.

Также официальные записи актов гражданского состояния существуют в виде:

1. Метрических книг, составленных до образования или восстановления органов ЗАГС. Это наиболее старые документы, хранятся они так же в органе исполнительной власти субъекта РФ, в котором были зарегистрированы те или иные акты гражданского состояния.
2. Записей актов гражданского состояния составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории России и которые в установленном порядке передаются в органы ЗАГС.

В разных областях нашей страны время хранения документов в районных и областных архивах ОЗАГС разное. Так, в некоторых архивах до сих пор лежат метрические книги (например, в Свердловской, Оренбургской, Ульяновской, Воронежской областях). А другие ЗАГСы уже передали в областные государственные архивы те книги с записями, которым уже минуло 75 лет, то есть с данными за 20-е годы 20-го столетия (до 2003 г.)[2].

Сейчас в органах ЗАГС актовые книги хранятся 100 лет со дня составления записи[3]; по истечении 100 лет актовые книги, собранные из первых экземпляров записи актов гражданского состояния, а так же метрические книги передаются в государственные архивы на постоянное хранение[4];

В отношении вторых экземпляров актов записи гражданского состояния пока действует 100-летний срок хранения, после которого они подлежат уничтожению[5]. Начиная с 1 января 2018 года ведение вторых экземпляров на бумажном носителе не предусмотрено.

Совместным Приказом Росархива и Минюста России от 02.08.1999 N 38/230 утверждены Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг. Законодательство РФ в области архивного дела относит актовые и метрические книги записи актов гражданского состояния к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, т.е. собственности РФ.

Передача актовых и метрических книг производится в государственные архивы соответствующих субъектов РФ (например, органы ЗАГС г. Екатеринбурга (и области) должны передавать документы в Государственный архив Свердловской области).

При обращении граждан, по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГС субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (п. 16 Приказа).

[1] Согласно Федеральному закону от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

[2] п. 1 ст. 77 Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

[3]п. 1 ст. 77 ФЗ «Об актах гражданского состояния».

[4]п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния», п. 1 ст. 18 ФЗ «Об архивном деле в РФ».

[5]п. 2 ст. 77 действующей редакции ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Фото с  сервиса Яндекс-картинки.